Politique de confidentialité de CadSmile
Dernière mise à jour : 26 mai 2026
CadSmile attache la plus grande importance à la protection des données personnelles de ses clients et prospects et au respect de la réglementation en vigueur.
La présente politique de confidentialité vous informe sur nos engagements et les mesures que nous avons mis en place afin de garantir l'intégrité, la sécurité, la confidentialité et la protection de vos données personnelles, traitées dans le cadre de notre activité, dans le respect des règles prévues par le Règlement Européen à la Protection des Données (RGPD), la Loi Informatique et Libertés (LIL) et la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique (LCEN).
L'entité qui collecte et traite vos données à caractère personnel est CadSmile, Société par actions simplifiée au capital social de 60 000 euros, dont le siège social est situé au 58 rue de Monceau, 75008 Paris – France, représentée par AVR S.A.S., Président, représentée par son représentant légal Alexandre VON RAKOWSKI.
Vous pouvez nous contacter via l'adresse suivante ou au numéro de téléphone suivant : admin@cadsmile.ai / +33 7 60 72 91 11.
Les données à caractère personnel que nous traitons
Dans le cadre des traitements auxquels nous procédons, CadSmile collecte et traite les catégories de données suivantes :
- Des données d'identification personnelles (nom, prénom, adresses, numéro(s) de téléphone, etc.).
- Des données d'identification professionnelles (nom, prénom, fonction, adresse mail).
- Des données professionnelles (profession, numéro SIRET, revenus, etc.).
- Des données relatives aux moyens de paiement (coordonnées bancaires, IBAN, comptes-cartes).
- Des données sensibles : données de santé.
Bases légales, finalités et durées de conservation des traitements opérés
Conformément au RGPD, les données personnelles collectées par CadSmile seront utilisées pour l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et ce pour une durée de conservation détaillée dans le tableau ci-dessous. Une fois que les durées de conservation indiquées sont atteintes, vos données sont supprimées de l'ensemble des serveurs de CadSmile.
| Finalité | Base légale | Durée de conservation | Personnes concernées | Type de données |
|---|---|---|---|---|
| Gestion des comptes praticiens (création, activation, support) | Exécution du contrat (art. 6(1)b RGPD) | 5 ans après fin de la relation | Praticiens | Nom, prénom, email, téléphone, RPPS, adresse professionnelle, diplômes, données financières pour paiement |
| Vérification du statut professionnel (RPPS) | Obligation légale | Durée nécessaire à la vérification | Praticiens | RPPS, nom, prénom, email |
| Gestion des abonnements et paiements | Exécution du contrat | 5 ans après fin du contrat | Praticiens, freelances | Données financières, IBAN, coordonnées bancaires |
| Support client | Exécution du contrat / Intérêt légitime | 2 ans après dernier contact | Praticiens | Nom, prénom, email, téléphone, notes de support |
| Gestion des patients (bases de données intégrées) | Exécution du contrat / Article 9(2) RGPD – données de santé | Durée nécessaire à la finalité clinique ou étude | Patients | Identifiant interne, nom, prénom, images, radios, scans, notes médicales, ordonnances, données anonymisées pour études et IA |
| Essais gratuits et phase de test logiciel | Exécution du contrat / Intérêt légitime | 2 ans après fin de l'essai | Praticiens | Email, nom, prénom |
| Prospection professionnelle (marketing) | Intérêt légitime (art. 6(1)f RGPD) | 3 ans après dernier contact | Prospects / marketing | Nom, prénom, email, téléphone, profession, spécialité, adresse cabinet |
| Gestion des freelances / collaborateurs | Exécution du contrat / Obligation légale | 5 ans après fin de la relation | Freelances / collaborateurs | Nom, prénom, photo, adresse postale, email, téléphone, données financières pour rémunération |
| Gestion de la satisfaction client | Intérêt légitime | 2 ans après dernier contact | Praticiens | Retours d'expérience, questionnaires, notes |
| Archivage comptable et factures | Obligation légale (Code de commerce) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice | Praticiens, freelances | Factures, transactions financières |
| Gestion RH (contrats, bulletins de paie, recrutement) | Obligation légale | 5 ans pour documents RH / 2 ans pour candidatures non retenues | Freelances / collaborateurs | Contrats, bulletins de paie, données personnelles, données financières |
Pour plus d'information sur les cookies utilisés par CadSmile, merci de vous référer à notre Politique de gestion des cookies.
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquence en cas de non-fourniture
Lors de la collecte de vos données personnelles, nous vous informons si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives.
Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de nos services et la bonne exécution du contrat et elles vous seront signalées. En cas de non fourniture d'un champ de données obligatoire, CadSmile ne pourra accomplir ses prestations.
Les données facultatives sont celles que vous pouvez choisir de fournir pour améliorer votre expérience utilisateur (ex. préférences de communication). L'absence de fourniture de ces données n'aura pas de conséquence sur l'exécution du contrat ou la fourniture du service, mais pourrait limiter la personnalisation de notre offre.
Destinataires des données personnelles
Les données personnelles que nous traitons ne sont utilisées qu'à des fins préalablement déterminées, nécessaires à la réalisation de nos services, liés à notre activité.
Ont accès à vos données personnelles :
- Les collaborateurs de CadSmile selon les politiques d'habilitation internes définies.
- Nos sous-traitants, c'est-à-dire tous les prestataires de service numériques ou non qui traitent vos données pour des finalités spécifiques : outils de facturation, logiciel de paiement à distance, etc.
- Les sous-traitants ultérieurs autorisés.
- Les organismes publics et les organismes de contrôle et d'habilitation sur leur demande ou pour satisfaire nos obligations légales, ainsi que les autorités judiciaires, les auxiliaires de justice dans le cadre de procédures judiciaires, les officiers ministériels, et les organismes chargés du recouvrement de créances.
Vos données sont également partagées avec les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment).
Transferts internationaux
Certaines de vos données sont susceptibles de faire l'objet de transferts à des sociétés en-dehors de l'Union Européenne ou d'un pays en adéquation.
Dans ce cas : lorsque les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n'a pas été reconnu comme adéquat au RGPD, ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l'article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.
Vos droits sur les données
En vertu de la réglementation sur la protection des données, vous avez des droits, notamment :
Droit d'accès
Vous avez le droit de demander des informations sur la nature du traitement effectué, l'origine ou le type de données collectées, ainsi que des copies de l'ensemble des informations que nous détenons vous concernant.
Droit à la rectification
Vous avez le droit de solliciter une rectification des informations que vous estimez inexactes. De même, vous avez le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.
Droit à l'effacement, droit à l'oubli
Vous avez le droit de nous demander la suppression de vos données personnelles dans certaines situations spécifiques.
Dans les cas où vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l'intérêt légitime de CadSmile, vous avez la possibilité d'obtenir la suppression anticipée de vos données. Pour exercer ce droit, il vous suffit de nous informer de votre volonté de retirer votre consentement ou de faire valoir votre droit d'opposition au traitement de vos données.
En dehors de l'exercice de ce droit, vos données sont automatiquement supprimées à l'expiration du délai de conservation précité.
Droit à la limitation
Ce droit vous offre la possibilité de suspendre le traitement de vos données après avoir soumis une demande de rectification, par exemple. Dans le cas où vous avez des préoccupations quant à la légalité d'un de nos traitements, ce droit vous permet de demander à nos équipes de cesser le traitement de vos données, sans pour autant les supprimer. De plus, si vous souhaitez engager des actions en justice pour faire valoir, exercer ou défendre vos droits, ce droit vous permet également de « geler » vos données personnelles.
Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.
Le droit d'opposition vous permet de refuser de figurer dans un traitement de données.
L'utilisateur peut s'opposer à tout traitement de ses données personnelles et en demander la suppression, à moins que la société puisse démontrer un motif légitime et impérieux à ce traitement ou que ce traitement soit nécessaire pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.
S'agissant des sollicitations de marketing direct que l'utilisateur reçoit de la part de CadSmile, il est possible à l'utilisateur de revenir sur le consentement qu'il aura donné afin de ne plus recevoir de sollicitations.
Ce droit est exerçable à tout moment et lui sera rappelé dans les messages qu'il recevra de la part de CadSmile.
Droit à la portabilité des données
Ce droit vous donne la possibilité de demander l'accès à vos données personnelles, à condition que ces données fassent l'objet d'un traitement basé sur votre consentement ou dans le cadre d'une relation contractuelle. Ces données vous seront fournies dans un format techniquement exploitable, que ce soit par vous-même ou par une autre entité que CadSmile.
Comment exercer vos droits
Pour exercer vos droits, merci de vous rendre sur la page suivante : https://monexpertrgpd.com/exercice-des-droits/?client=Cadsmile
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
- Nom : Mon Expert RGPD
- Courriel : conformite@monexpertrgpd.com
Réclamation (plainte) auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.
Date d'entrée en vigueur
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie.
Cette version de la politique de confidentialité de CadSmile est entrée en vigueur le 26 mai 2026.